SWAN ERP
Swan ERP
Caracteristici generale
Aplicatia este parametrizata. Are implementat un modul Setup - setari generale care se configureaza la pornirea aplicatiei si poate fi actualizat de cate ori este nevoie.
Acest lucru simplifica modul de operare, cele mai multe din inregistrarile contabile si gestionare se scriu automat, cand utilizatorul editeaza documentele primare. De asemenea, complexitatea acestui modul face aplicatia foarte flexibila si adaptabila mai multor tipuri de activitati, indiferent de volumul si diversitatea acesteia.
Aplicatia Swan ERP contine si modulul Swan Retetar
Aplicatia are implementat un modul de protectie pe utilizatori si module- submodule: pe baza parolei, un utilizator are acces complet sau limitat la un modul , o gestiune, un buton sau un raport. Pe baza sistemului de autentificare in aplicatie se inregistreaza un istoric al tuturor operatiilor efectuate: se memoreaza data si ora crearii fiecarui document primar, proprietarul, ce utilizatori au modificat documentul si in ce momente si eventual data si ora stergerii fiecarui document si de catre cine.
Sistemul informatic este implementat in retele de calculatoare de orice tip: retea tip Windows, Server Windows, Server Linux. Baza de date stocata pe server permite accesul de pe un numar mare de calculatoare fara a mari timpul de accesare a informatiilor. Accesul la baza de date este concurent; mai multi utilizatori pot accesa in acelasi timp un modul.
Implementarea aplicatiei cu specific Distributie are distincte urmatoarele caracteristici:
- operarea tuturor documentelor primare presupune existenta baza unor scheme de contare extinse astfel incat toate tranzactiile contabile se inregisreaza automat, transparent pentru utilizator;
- modulul de Importuri–DVI reflecta intocmai traseul documentelor standardizate; datorita complexitatii cu care este implementat miscarile tuturor reperelor pot fi identificate in detaliu in orice moment;
- este implementat document de import in Zona Libera astfel incat importurile din punct de vedere financiar se reflecta faptic in stocurile din zona libera; cheltuielile anexe si taxele vamale se vor regasi in miscarile de pe stoc in momentul cand se face DVI-ul;
- importurile si exporturile se lucreaza multivaluta; pentru ca veniturile din vanzarile de marfa sa reflecte in mod real beneficiul realizat, pentru fiecare valuta definita utilizatorul inregistreaza cursul zilnic;
- se lucreaza cu mai multe cataloage de preturi de vanzare; preturile pentru reperele din cataloage pot fi indexate automat sau pot fi actualizate pozitie cu pozitie de catre utilizatorii carora li s-a alocat acest drept;
- se definesc grupe de clienti; fiecarei grupe de clienti ii este asociat un catalog de preturi de vanzare;
- modulul de facturare si cel de incasari permite urmarirea veniturilor pe agenti de vanzare si pe puncte de lucru, pe tipuri de venit: din vanzare marfa, din diferite tipuri de prestatii;
- se poate urmari in orice moment ritmicitatea incasarii facturilor, pe puncte de lucru si pe agenti de vanzare;
- un modul specific activitatii de distributie este cel de Comenzi clienti/furnizori; acesta se constituie intr-un instrument de lucru eficient atat pentru departamentul Desfacere cat si pentru cel de Aprovizionare, modul de lucru permitand consultarea in orice moment a stadiului derularii comenzii; modul de lucru este urmatorul: comenzile primite de la clienti se proceseaza si se fac rezervari pana in momentul facturarii; pentru reperele care nu pot fi onorate se fac centralizari pe tipuri de produse si se lanseaza catre furnizori; procesul se inchide cand reperele primite de la furnizori se factureaza, finalizandu-se asfel comenzile clientilor.
- cheltuieli anticipate
- venituri anticipate
- contabilitate integrata (conturi 900)
- fixare plafon de plata din casa pe zi
- istoric reper stoc - se stie in permanenta de unde e un reper pe stoc, cu ce nir a intrat, de la cine si cand
- contine inventare:
- se genereaza automat stocul scriptic la data ceruta; utilizatorul scrie la fiecare reper stocul faptic
- se poate genera automat document de rectificare a stocului
- are modul de amanunt ce poate lucra pe repere - in magazin obiectele sunt urmarite simultan pe perechea pret vanzare - pret furnizor
- se foloseste pentru angajati cu carte de munca si cu conventie civila;
- activitatea este organizata pe sectii si locuri de munca in cadrul sectiilor;
- se editeaza date angajat : adresa, cod numeric angajat, persoane in intretinere, etc.
- diferite liste personal.
- calculul salariilor se face tinand cont de salariul de baza, salarizare (regie sau acord), regim de lucru;
- calcul concedii odihna, concedii medicale, prime, ore suplimentare, sporuri in procente sau sume fixe;
- in calcul se pot acorda procente la salariu pe angajat sau pe echipa;
- se obtin o multitudine de rapoarte printre care: state de avans si lichidare, fluturasi, liste rest de plata, centralizatoare pe sectii si pe grupe de munca;
- posibilitate distribuire suma totala pe echipe, functie de salariul de baza si ore lucrate;
- posibilitate calcul "invers", pornind de la net se stabileste salariul realizat;
- evidentierea sumelor primite numerar sau pe card;
- scriere nota contabilia.
- centralizare lunara a datelor fiscale din modulele Angajat si Salarizare;
- convertirea acestora in formatul necesar pentru preluare in aplicatia IVG a Administratiei Financiare.
- genereaza fisele pentru CAS si salveaza pe discheta fisierele corespunzatoare; - listeaza anexele A11 si A12.
- genereaza fisele pentru Somaj si salveaza pe discheta fisierele corespunzatoare;
- listeaza anexele A1 si A2.
- genereaza datele pentru vignete, declaratia si salveaza pe discheta fisierele corespunzatoare;
- listeaza fisele cu angajati, centralizatorul si declaratia pentru Casa Asigurari de Sanatate.
In afara de ce se cere in mod obisnuit de catre contabili, modulul de contabilitate mai contine:
Butonul "Ch anticipate" se foloseste pentru repartizarea unor cheltuieli anticipate pe mai multe luni, scriind in pagina Note aux cate un rind de cheltuiala (de genul 6xx 471) pentru fiecare luna pe care se distribuie cheltuiala; conditia este ca acel cont care se repartizea sa fie debitor si sa aiba Switch = 2 in Setup (i se creaza partener); cind se apasa butonul, aplicatia solicita contul in care se distribuie cheltuiala si numarul de luni. Pagina Note aux poate fi folosita pentru a introduce note simple, care au legatura cu acel document.
Daca este activat modulul de conturi 900 (in Setup), cheltuielile nestocate sunt asociate cu un centru de cost, comanda sau cont gestionar, care trebuie definite in Setup. Daca pentru contul de cheltuiala folosit este asociat in Setup/Corespondenta conturi gestionare o corespondenta cu un centru de cost si un cont gestionar, acestea sunt completate de aplicatie la scrierea contului 6xx. Daca insa este o corespondenta de genul cont cheltuiala la mai multe centre de cost si conturi gestionare atunci aplicatia deschide o ferestra din care utilizatorul selecteaza o singura corespondenta pe care apare toata suma.
Nota contabila se vizualizeaza dupa salvarea facturii apasand F2 iar contarea in contul 900 apasand tasta F3.
Exista un modul separat care scoate diferite rapoarte: de exemplu pentru distributie exista rapoarte de: vanzari clienti/agent, marfa vanduta/agenti, incasari agent/cont, incasari/agent, facturi emise/agent, neincasati pe agent, etc.
Activitatea societatii poate fi organizata pe subunitati; operarea documentelor pe o subunitate este transparenta pentru utilizatorii care opereaza pe alte subunitati.
Structurarea aplicatiei nu necesita arhivarea datelor lunii sau anului precedent, regasirea unor date din perioade anterioare lunii in lucru se face prin simpla solicitare a documentelor respective. Daca data documentului este mai veche decat ultima data inchisa contabil utilizatorul poate vizualiza documentul dar nu poate face modificari in el.
In cazul in care utilizatorul are mai multe puncte de lucru poate opta pentru:
- lucru on-line: se lucreaza pe baza de date centrala prin conexiune radio sau internet (cu conditia sa existe o largime de banda suficienta).
- lucru off-line: adunare baze de date aduse la sediu cu CD sau alt suport.
Salarii
Modulul Personal-Salarizare este adaptat legislatiei in vigoare, iar flexibilitatea lui satisface cerintele specifice tuturor societatilor.Poate fi folosit in retea, atat de firme mici, cat si de firme mari (2.000-3.000 angajati).
Aplicatia poate fi protejata prin parola, atat ca modul general, cat si pe sectii.
(fise fiscale : formatul necesar pentru preluare în aplicatia IVG a Administratiei Financiare, Vignete : declaratia pentru Casa Asigurari de Sanatate Fise CAS, Somaj: anexele A11,A12 si A1,A2).
ANGAJAT
SALARII
Fise CAS
Fise SOMAJ
Vignete
