Management de Documente
Swan - Management de Documente
Swan - Management de Documente
MD permite memorarea in baza de date a fisierelor de tip jpg, bmp, pdf, doc, txt, rtf si regasirea cu usurinta a acestora.
Aplicatia este un important auxiliar pentru firme mari care gestioneaza multe documente.
De exemplu: contractele firmei cu terti pot fi scanate si se obtin fisiere jpg sau bmp si printr-un click pot fi memorate in legatura cu terta persoana fizica/juridica; se memoreaza numarul documentului, data documentului si cuvinte cheie.
Documentul se poate regasi apoi usor cautand dupa nume terti, nume document, data, interval de timp sau dupa cuvinte cheie.
In cazul in care contractul este de tip document word(.doc) sau .txt sau .pdf, nu este nevoie sa fie scanat, poate fi memorat ca atare.
Aplicatia are un sistem de securitate pe grupuri si utilizatori cu parole si drepturi pe fiecare utilizator in parte, asa incat un utilizator poate deschide decat documentul la care are dreptul.
In functie de necesitati, aplicatia dispune si de un modul de creare formulare. Utilizatorul isi creaza tipuri de documente cu campurile necesare, incarca pentru fiecare document matrita, insereaza campurile in locurile in care trebuie completate, salveaza, iar la adaugarea unui formular nou, alege tipul de document, completeaza datele, iar apoi apasa pe un buton si se listeaza raportul.
Pentru documentele ca certificat de mostenitor, la care nu se stie numarul de mostenitori (deci nu se stie cate randuri vor fi), se defineste un singur camp, de exemplu Mostenitori, iar pe coloana Multilinie se trece valoarea "1", ceea ce inseamna ca in acel camp se pot completa multe date, pe mai multe randuri; acestea apar in raport asa cum le completeaza utilizatorul, indiferent de lungimea lor.
Aplicatia MD permite copierea unui singur fisier de pe calculatorul pe care este instalata pe un laptop si toate datele sunt disponibile imediat si pe laptop.
Cu aplicatia MD nu mai este nevoie sa cautati documentele prin fisete si dosare.
